8 Tipps, die E-Mails lesenswert machen

In Unterhaltungen weiß man meistens durch Mimik und Gestik genau, was der Gesprächspartner sagen will. Bei der schriftlichen Kommunikation klappt das nicht ganz so gut. Deshalb gibt es Regeln für den Schriftverkehr, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. Diese Benimmregeln gelten auch für E-Mails. Folgende Tipps sollen dabei helfen, dass man mit der E-Mail nicht im Fettnäpfchen landet.

9. Oktober 2014 von Stephanie Winterhalter

Viel zu oft werden beim E-Mail-Schreiben alle Regeln vergessen. © andreas130 - Fotolia.com

1. Immer freundlich bleiben

Die E-Mail hat bei der privaten Kommunikation den Brief längst abgelöst. Eine E-Mail ist viel schneller geschrieben, kommt ohne Wartezeit direkt beim Empfänger an und ist kostenlos. Dennoch gibt es einige Regeln, die es bei E-Mails zu beachten gibt.  Am wichtigsten: Auch beim Schriftwechsel ist die deutsche Rechtschreibung und Grammatik das A und O. Auch Kommata sollen benutzt werden und Sätze selbstverständlich beendet werden.

Wie in einem Brief gehört auch in eine E-Mail eine freundliche und respektvolle Grußformel und eine Verabschiedung. Wenn möglich, sollte der Empfänger gleich mit seinem richtigen Namen angesprochen werden, denn nichts ist unpersönlicher als „Sehr geehrte Dame, sehr geehrter Herr”. Vorsicht ist auch beim Umgang mit Emoticons und Ironie geboten, denn Ironie kann leicht missverstanden werden. Erst recht dann, wenn man es nur liest und nicht hört und die Mimik dazu deuten kann.

2. So viel wie nötig, so wenig wie möglich

Eine E-Mail sollte immer knapp und präzise gehalten werden. So behält der Leser den Überblick, da Mails häufig unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet gelesen und geschrieben werden. Wenn ausführliche Informationen unbedingt nötig sind, können diese im Anhang Platz finden. Bei mehreren angehängten Dokumenten bietet es sich an, alle Dokumente in einer ZIP-Datei zusammenzufassen, denn das spart Speicherplatz und es wird übersichtlicher.

Wer Anhänge nicht direkt verschicken möchte, kann Dateien auch in einen Online-Speicher hochladen und den Link dazu mit dem Empfänger teilen. Ein weiterer Vorteil eines Online-Speichers ist, dass die hochgeladenen Dateien sowohl auf Smartphone, als auch auf dem PC oder Laptop verfügbar sind. Man braucht nur die Zugangsdaten zum Speicherdienst und eine Internetverbindung.

3. Schon jetzt an morgen denken

Wer in den Urlaub fährt oder geschäftlich auf Reisen geht, sollte eine Abwesenheitsnachricht einrichten. Diese informiert den Absender über die Abwesenheit, damit dieser nicht umsonst auf eine Antwort wartet. Eine Abwesenheitsnachricht kann man auch im Postfach von WEB.DE einrichten. Eine anschauliche Erklärung gibt es hier.

Praktisch: WEB.DE bietet einen Service für elektronische Grußkarten an. Die kann man zum Beispiel zum Geburtstag oder zum Valentinstag versenden. Damit diese rechtzeitig ankommen, gibt es die Möglichkeit einen Termin festzulegen, an dem die vorher geschrieben Nachricht oder Grußkarte dann verschickt wird.

4. Rechtliche Stolperfallen

Wenn man mal schnell zwischendurch eine E-Mail schreibt, kommt man wahrscheinlich nicht auf die Idee über den Datenschutz nachzudenken. Dabei ist dieser besonders wichtig, gerade im Hinblick auf E-Mail-Adressen. Geht eine Nachricht an mehrere Empfänger und ist sich nicht sicher, ob diese wollen, dass der jeweils andere die eigene Adresse sieht, sollte man diese lieber in BCC (Blind Carbon Copy) setzen, denn dann wird die Adresse niemandem angezeigt.

Bei geschäftlicher Korrespondenz sollte man daran denken, alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen über das Unternehmen in der E-Mail einzubinden.

5. Formatierung darf sein

Ein strukturierter Text ist wesentlich einfacher und schneller zu verstehen als ein Fließtext im Blocksatz ohne Einteilung. Deshalb empfiehlt sich auch für E-Mails: Immer Absätze benutzen und den Inhalt thematisch gliedern. Um die Nachricht so verständlich wie möglich zu machen, hilft es auch, wichtige Informationen in einem anderen Schriftschnitt (zum Beispiel fett) hervorzuheben und den inflationären Gebrauch von Kürzeln zu vermeiden.

6. Die Übersicht behalten

Wenn aus einer einzelnen Nachricht eine Unterhaltung wird, dann sollte diese unbedingt auf der ersten Nachricht basieren, also der ursprüngliche Text sollte nicht gelöscht werden. So muss man nicht immer wieder im Posteingang nach der alten Mail suchen, um zu verstehen, worum sich die neue Nachricht dreht. Alle älteren Texte sind chronologisch unter der neusten sortiert.

7. De-Mail ersetzt den Papierbrief

Will man eine Kündigung schreiben oder einen Vertrag verschicken, dann ist die E-Mail ungeeignet. Das liegt daran, dass die Kommunikation via E-Mail nicht rechtssicher ist, also nicht zwingend vor Gericht standhalten würden. Um dem Abhilfe zu verschaffen, gibt es den Kommunikationsstandard De-Mail. Dieser funktioniert zwar so einfach wie E-Mail, ist allerdings in mehreren Hinsichten anders. Zum Einen ist die De-Mail rechtssicher, das heißt es können wichtige Dokumente mit Behörden und Unternehmen ausgetaischt werden. Die Dokumente kommen umgehend bei einem vertrauenswürdigen Empfänger an, denn bei De-Mail muss man zuerst seine Identität verifizieren. Außerdem ist De-Mail einfach kostengünstiger, als wenn man sich auf den postalischen Weg verlässt. Man spart zum Beispiel an Papier, Couverts, Druckertoner und Zeit- das Schlangestehen vor dem Postschalter entfällt also genauso wie die Suche nach Briefmarken.

8. Zu guter Letzt

Der Senden-Button ist schnell gedrückt, auch wenn die E-Mail noch nicht fertig war oder der Auto-Korrekturmodus im letzten Moment noch eine peinliche „Verbesserung” machte. Aber dann ist es zu spät und der Empfänger bekommt eine unvollständige oder unangebrachte Mail. Um einen solchen Fauxpas von vornherein zu vermeiden, hilft es, die E-Mail-Adresse des Empfängers immer ganz zum Schluss einzufügen. Auch ein aussagekräftiger Betreff soll nicht nur das Interesse des Adressaten wecken, sondern auch Missverständnissen vorbeugen.

Kategorien: De-Mail, Mail

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