Für viele Nutzer ist die Betreffzeile das lästige Anhängsel der E-Mail und dementsprechend stiefmütterlich wird sie behandelt. Zu unrecht, denn der Betreff ist für Empfänger eine wichtige Informationsquelle.

Den Betreff als Kurzfassung der E-Mail formulieren

Täglich gehen eine Menge von E-Mails in einem Postfach ein. Als Empfänger ist man da natürlich dankbar, wenn man anhand der Betreffzeilen die E-Mails nach ihrer Wichtigkeit sortieren kann, ohne sie öffnen zu müssen. Das spart Zeit und erleichtert es, sie später abzuarbeiten. Deshalb ist es wichtig, dass der Verfasser die Kernbotschaft der E-Mail im Betreff zusammenfasst.

Kurz. Knapp. Auf den Punkt.

Damit ein Betreff bei dem Empfänger Interesse weckt und er die E-Mail öffnet, sollte er aus maximal fünf Wörtern bestehen. Ein zu langer Satz kann dem Empfänger häufig nicht vollständig angezeigt werden. Betreffzeilen, die dann mit drei Pünktchen enden, lassen den Empfänger mit einem Halbwissen zurück. Daher sollten bei der Formulierung Stichwörter ganzen Sätzen vorgezogen werden. So sollte zum Beispiel in einer E-Mail, in der es um einen Terminvorschlag geht, die Formulierung: Briefing: Besprechungszimmer 002, 12 Uhr, anstatt: Terminvorschlag zum Briefing im Besprechungszimmer 002 um 12 Uhr, gewählt werden.

Nie ohne Betreff

E-Mails mit kurzem Inhalt oder informellem Charakter verführen den Verfasser häufig dazu, die Betreffzeile leer zu lassen. Eine E-Mail ohne Betreff im Posteingang kann den Empfänger jedoch irritieren und vom Öffnen abhalten. Die E-Mail verschwindet dann in den Tiefen des Postfachs und ist ohne Betreff auch über die Suchfunktion nicht wiederzufinden. Die Betreffzeile sollte deshalb immer ausgefüllt werden, auch wenn es sich nur um eine formlose E-Mail handelt.

Die Betreffzeile als Aushängeschild verstehen

Der Inhalt und die Formulierung einer Betreff-Zeile haben großen Einfluss auf den ersten Eindruck, den der Empfänger vom Verfasser einer E-Mail hat. Deshalb ist besonders im Geschäftsleben oder bei Bewerbungen ein schlüssiger und fehlerfreier Betreff wichtig. Verfasser sollten daher lieber einmal mehr als einmal zu wenig über den Betreff lesen.

Der Betreff kommt zum Schluss

Verfasser einer E-Mail sollten die Betreffzeile zum Schluss ausfüllen. Während des Schreibens kristallisiert sich meist erst das konkrete Anliegen heraus. Denn nicht immer ist vor dem Verfassen schon klar, ob der Inhalt auf eine Frage, Information oder Bitte herausläuft.