Zur grundsätzlichen Definition von privaten E-Mails am Arbeitsplatz sagt Rechtsanwältin und Fachanwältin für IT-Recht Dr. Caroline Hevert: „Jegliche Kommunikation, die nicht dienstlich motiviert ist, ist Privatnutzung. Ausschweifende private Kommunikation ist somit beim Verbot der privaten Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Accounts untersagt. Dagegen wird ein privater Austausch in eingeschränktem Umfang zulässig sein.“ In den meisten Fällen gehen also zumindest dienstlich bedingte private E-Mails in Ordnung. Unter diese Kategorie fällt zum Beispiel eine Mitteilung an die Familie, dass man länger im Büro bleibt oder der übliche Small-Talk unter Kollegen. Was darüber hinaus erlaubt ist und auf welche Informationen der Chef zugreifen darf, hängt davon ab, ob er die private Nutzung des dienstlichen Mail-Accounts im Arbeitsvertrag oder den IT-Richtlinien erlaubt hat oder nicht.
E-Mail-Kontrolle ist bei untersagter Privatnutzung möglich
Hat der Arbeitgeber die private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Kontos nicht erlaubt, dann gilt eine solche Nutzung als vertragswidrig. Der Arbeitgeber hat durch das Verbot dann auch das Recht, die E-Mail-Nutzung im Unternehmen stichprobenartig zu überprüfen: „Sofern die private Nutzung des geschäftlichen E-Mail-Accounts verboten ist, stehen dem Arbeitgeber Kontrollrechte zu. Der E-Mail-Verkehr ist in diesen Fällen dem üblichen Schriftverkehr gleichzusetzen. Damit ist der Arbeitgeber grundsätzlich berechtigt, von allen ein- und ausgehenden E-Mails Kenntnis zu nehmen“, ergänzt Dr. Hevert. Stellt der Arbeitgeber bei der Kontrolle einen Verstoß gegen die Vorgaben fest, so kann er entsprechende Sanktionen gegen den jeweiligen Mitarbeiter verhängen. Dr. Caroline Hevert sagt hierzu: „Bei einer übermäßigen privaten Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts kann im gravierendsten Fall von Arbeitsverweigerung auszugehen sein. Der Arbeitnehmer muss auf jeden Fall mit einer Abmahnung und bei nochmaligem Verstoß mit einer ordentlichen Kündigung rechnen. In besonders ausufernden Fällen kann bereits ohne Abmahnung eine fristlose Kündigung zulässig sein.“
Wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die private Nutzung der E-Mail-Adresse untersagt, ist zumindest eine Speicherung der ausgehenden Mails erlaubt. Die Frage, was in diesem Fall mit eingehenden Mails passiert, ist noch weitgehend ungeklärt, da man dem Mitarbeiter nicht untersagen kann, private Nachrichten zu empfangen.
Bei erlaubter Privatnutzung greift das Fernmeldegeheimnis
Wenn den Mitarbeitern das Mailen mit der Dienstadresse auch zu privaten Zwecken gestattet ist oder dies vom Arbeitgeber hingenommen wird, gilt das Unternehmen nach dem Telekommunikationsgesetz (TKG) und dem Telemediengesetz (TMG) als Telekommunikations- und Telemediendienste-Anbieter. Das Unternehmen unterliegt dann den Pflichten des Fernmeldegeheimnisses und darf nur noch zur Sicherung der technischen Funktionen auf die Mail-Postfächer zugreifen. Das Mitlesen der E-Mails ist demnach verboten. In der Realität allerdings wird das oft nicht so eindeutig gehandhabt: In manchen Fällen werden einfach die Interessen beider Parteien gegeneinander abgewogen, andere Urteile hingegen halten das TKG in solchen Situationen überhaupt nicht für anwendbar.
Ein automatisches Archivieren der E-Mails ist bei gestatteter Privatnutzung aufgrund des Fernmeldegeheimnisses nicht erlaubt.
Kostet die E-Mail-Affäre Hillary Clinton die Präsidentschaft?
Hillary Clinton hatte während ihrer Zeit als US-Außenministerin für ihre geschäftlichen und teils auch streng vertraulichen Angelegenheiten über mehrere Jahre einen privaten E-Mail-Account genutzt. Auch wenn sie zu diesem Zeitpunkt nicht gegen geltende US-Gesetze verstieß, hat dieser Vorfall aber bis heute Auswirkungen auf ihren aktuellen Präsidentschaftswahlkampf. Später hatte das Außenministerium erklärt, dass sie durch die Nutzung ihres privaten E-Mail-Accounts gegen interne Vorschriften des Ministeriums verstoßen hätte: Clinton hätte alle dienstlichen Mails angemessen archivieren oder zumindest am Ende ihrer Amtszeit sämtliche Dienst-E-Mails übergeben müssen.
Um also gar nicht erst in Konflikt mit dem Arbeitgeber zu kommen, ist es ratsam, den geschäftlichen und den privaten E-Mail-Account strikt zu trennen. Für die Geburtstagsgrüße, die Nachrichten an den Sportverein oder alle anderen privaten Anliegen ist man mit einem kostenlosen E-Mail-Konto von WEB.DE oder GMX und den dazugehörigen Mail-Apps in jedem Fall auf der sicheren Seite. „Die private E-Mail-Kommunikation über ein privates Smartphone dürfte – soweit sie in geringem Umfang erfolgt – nicht zu beanstanden sein. Maßstab ist, dass der Arbeitnehmer während seiner Arbeitszeit arbeitsvertraglich zur Arbeit verpflichtet ist“, sagt die Fachanwältin für IT-Recht. Zu beachten ist dabei, ob der Arbeitgeber die private Internet-Nutzung während der Arbeitszeit gestattet.
