Digital ins neue Jahr: 7 Tipps für mehr Sicherheit und Ordnung im E-Mail-Postfach

Der Beginn eines neuen Jahres ist die Gelegenheit, alte Gewohnheiten zu überdenken und den eigenen Alltag zu optimieren – das gilt nicht nur für Sport und Ernährung, auch der digitale Alltag verdient ein grundlegendes Update. Besonders sinnvoll sind Maßnahmen für mehr Sicherheit und Ordnung im E-Mail-Postfach. Diese sieben Tipps zeigen, was konkret getan werden kann:

18. Januar 2021 von Manuel Klein

Der digitale Neujahrsputz macht das E-Mail-Postfach sicherer und übersichtlicher. (c) GettyImages

1. Sichere Passwörter festlegen

Mit einem stärkeren Passwort kann man das eigene E-Mail-Postfach noch besser gegen Cyberattacken schützen. Ein sicheres Passwort enthält neben einer Mischung aus Groß- und Kleinbuchstaben auch Zahlen und Sonderzeichen. Auf ein geläufiges Wort, das man auch im Wörterbuch findet, sollte man generell verzichten. Stattdessen eignet sich ein Fantasiewort oder eine scheinbar wahllose Aneinanderreihung von Buchstaben. Hilfreich kann dabei die Satzmethode sein: Als Grundlage für ein Passwort dienen die Anfangsbuchstaben von Wörtern eines beliebigen Satzes. Diese Buchstaben werden dann noch um Zahlen und Sonderzeichen ergänzt. Insgesamt sollte das Passwort aus mindestens acht Zeichen bestehen. Grundsätzlich gilt: Je länger das Passwort ist, desto besser ist man damit vor Onlinekriminellen geschützt. Aber Vorsicht: Auch ein langes und komplexes Kennwort sollte auf keinen Fall für mehrere Dienste gleichzeitig verwendet werden!

2. Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten

Noch mehr Sicherheit für die sensiblen Daten im E-Mail-Postfach bietet die Einrichtung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Ist so eine 2FA aktiviert ist, wird beim Einloggen ins Postfach nicht nur ein Passwort, sondern ein zusätzlicher Bestätigungscode, ein zweiter Faktor, abgefragt. Das ist üblicherweise eine Zahlenfolge, die Nutzerinnen und Nutzer zum Beispiel per SMS empfangen oder per Handy-App erstellen. Bei der 2FA von WEB.DE kommt ein sechsstelliger Zahlencode zum Einsatz, der bei jedem Login von einer speziellen Authentifizierungs-App auf dem Smartphone generiert wird. Wer sich einloggen möchte, braucht also nicht nur das Passwort, sondern auch das Smartphone des Postfachinhabers oder der Postfachinhaberin. Somit ist man selbst bei Verlust des Passworts vor dem Zugriff Unbefugter geschützt. Eine Anleitung zur Aktivierung der 2FA gibt‘s hier.

3. Das E-Mail-Postfach aufräumen

Im E-Mail-Postfach lässt sich in wenigen Schritten für mehr Ordnung sorgen: Zuerst kann man alle ungelesenen Mails abarbeiten. Bereits gelesene Nachrichten, die man nicht mehr benötigt, werden direkt gelöscht. Um Speicherplatz zu sparen, leert man außerdem den Spamordner und den Papierkorb. Um E-Mails nicht manuell löschen zu müssen, lässt sich für jeden E-Mail-Ordner eine individuelle Aufbewahrungszeit festlegen. Damit bestimmt man, wie lange E-Mails in einem Ordner aufbewahrt werden sollen. So lässt sich beispielsweise einstellen, dass die in den Papierkorb verschobenen E-Mails nach einer bestimmten Zeitspanne automatisch gelöscht werden.

Um künftig weniger E-Mails in den Papierkorb verschieben zu müssen, können die Nutzerinnen und Nutzer unerwünschte Newsletter ganz einfach abmelden. Dies ermöglicht das Intelligente Postfach von WEB.DE: Damit werden eingehende E-Mails automatisch nach bestimmten Themen kategorisiert und in einer Übersicht gesammelt angezeigt. In der Kategorie „Newsletter“ lassen sich die entsprechenden Mails direkt verwalten und einzelne Newsletter mit einem Klick bequem abbestellen.

4. Eigene Filter fürs Postfach erstellen

Mehr Übersicht im eigenen Postfach erreicht man zudem mit selbst erstellten Filterregeln. Damit lässt sich festlegen, dass eingehende E-Mails nach verschiedenen Kriterien automatisch in bestimmte E-Mail-Ordner einsortiert werden. So landen beispielsweise die E-Mails eines bestimmten Absenders oder die E-Mails mit einem bestimmten Betreff in einem gewünschten Ordner. Wie man Filterregeln erstellt, kann man hier nachlesen. Die Filterregeln können die Funktionen des Intelligenten Postfachs ergänzen.

5. Fotos in der Cloud sichern

Wichtige Daten sollten vor Verlust geschützt werden. Die Fotos auf dem Smartphone lassen sich sichern, indem man in der WEB.DE Mail App den automatischen Foto-Upload aktiviert. Mit dem Smartphone gemachte Aufnahmen werden dann umgehend in die WEB.DE Online-Speicher hochgeladen und sind dort jederzeit verfügbar – auch wenn das Smartphone mal verloren gehen sollte. Im WEB.DE Online-Speicher lassen sich die Fotos mit dem kostenlosen Foto-Editor zudem bearbeiten und per Freigabelink bequem mit anderen Nutzerinnen und Nutzern teilen.

6. Termine für 2021 effizient planen

Um im neuen Jahr den Überblick über anstehende Termine zu behalten, empfiehlt sich ein digitaler Kalender. Der Online-Kalender im E-Mail-Postfach von WEB.DE steht den Nutzerinnen und Nutzern kostenlos zur Verfügung. Schon zum Jahresbeginn kann man den Kalender pflegen und die wichtigsten Termine in 2021 eintragen. Jährlich wiederkehrende Termine lassen sich so einstellen, dass sie in den kommenden Jahren erneut im eigenen Kalender erscheinen. Mit der Erinnerungsfunktion verpasst man außerdem keinen Termin mehr. Wer einen neuen Termin anlegt, kann auch Einladungen an andere Nutzer versenden. So können gemeinsame Termine geplant werden. Schließlich lassen sich auch fertige Themenkalender abonnieren und damit automatisch Termine verschiedenster Themenbereiche in den eigenen Kalender integrieren, zum Beispiel die gesetzlichen Feiertage 2021 oder auch die Spieltage des Lieblingsfußballvereins.

7. Verträge einfach wechseln

Wer im neuen Jahr eine neue Wohnung beziehen oder sich einen günstigeren Mobilfunk- oder Stromtarif zulegen möchte, kann jetzt mit den praktischen Vorlagen von WEB.DE ganz schnell und einfach seine alten Miet- oder Kundenverträge kündigen. Die Kündigungsvorlagen finden die Nutzerinnen und Nutzer in ihrem WEB.DE Postfach am Desktop-PC. Im WEB.DE Online Office sind die Vorlagen unter dem Menüpunkt „Designvorlagen“ kostenlos verfügbar.

Nachdem man die passende Vorlage ausgewählt hat, können die benötigten Adress- und Vertragsangaben in das Formular eingetragen werden. Anschließend kann das Dokument direkt ausgedruckt, unterschrieben und per Post versendet werden. Sofern eine Kündigung nicht nur in Schriftform, sondern auch in Textform möglich ist, lässt sich die Kündigung auch bequem per E-Mail versenden.

Kategorien: Mail, News

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