„Nächster logischer Schritt für die Digitalisierung der Briefpost“

Gemeinsam mit der Deutschen Post AG erweitern Deutschlands meist genutzte E-Mail-Anbieter WEB.DE und GMX die "Briefankündigung" um die "Digitale Kopie": Registrierte Nutzerinnen und Nutzer erhalten künftig vor Zustellung eines Briefes nicht nur ein Foto des Briefumschlags per E-Mail, sondern auf Wunsch auch den Briefinhalt als PDF-Dokument. Im Interview beantwortet Jan Oetjen, Geschäftsführer von WEB.DE und GMX, sechs Fragen zum neuen Feature in über 35 Millionen E-Mail-Postfächern.

24. März 2021 von Christian Friemel

Jan Oetjen, Geschäftsführer von WEB.DE und GMX, nutzt die Digitale Kopie. (c) WEB.DE / GMX

Gemeinsam mit der Deutschen Post AG haben WEB.DE und GMX gerade die Digitale Kopie auf den Markt gebracht. Wo sehen Sie den besonderen Nutzwert des Service?

Mit der Digitalen Kopie erweitern wir die klassische Briefpost um die digitalen Vorteile der E-Mail. Briefe kommen nicht mehr nur im Briefkasten an, sondern direkt auf dem Smartphone oder PC. Damit lassen sie sich überall abrufen, durchsuchen und archivieren. Wichtige Inhalte wie Verträge oder Rechnungen stehen so sofort zur Verfügung und müssen nicht erst mühsam in Leitz-Ordnern gesucht werden. Besonders praktisch ist der Service, wenn ich gerade keinen Zugriff auf den Briefkasten habe, weil ich unterwegs bin. Da viele Firmen mit ihren Kunden per E-Mail und per Brief kommunizieren, macht es Sinn, beide Medien – Briefe und Emails – an einem zentralen Ort zusammenzuführen.

Was unterscheidet die Digitale Kopie von Angeboten anderer kommerzieller Anbieter zur Digitalisierung von Briefpost?

Zum einen ist die Digitale Kopie kostenfrei. Alle rund 35 Mio. Nutzerinnen und Nutzer von WEB.DE und GMX in Deutschland können sich jederzeit ohne Zusatzkosten mit ein paar Mausklicks anmelden und erhalten dann wichtige Briefsendungen auch per Mail. Das ist vor allem deswegen möglich, weil viele Unternehmen und Großversender schon heute ihre Briefsendungen digital einliefern. Diese Briefe liegen also schon digital vor und können, das Einverständnis von Absender und Empfänger vorausgesetzt, direkt per E-Mail zugestellt werden.
Zum anderen ist durch dieses Vorgehen ein Zugriff von außen ausgeschlossen: Durch die volldigitale Verarbeitung muss die Briefpost nicht, wie bei anderen Systemen, manuell geöffnet und gescannt werden. Der komplette Prozess verläuft automatisiert in abgesicherten IT-Systemen, ohne menschliche Beteiligung, Post- und Fernmeldegeheimnis bleiben dabei genauso gewahrt wie die Vorgaben der DSGVO. Mir ist weltweit kein vergleichbares Angebot bekannt.

Die Briefankündigung hatten Sie ja bereits im Sommer vergangenen Jahres gestartet – wie ist die Resonanz?

Mit dem bisherigen Feedback sind wir sehr zufrieden: über 1,2 Mio. Nutzerinnen und Nutzer haben sich für den Dienst registriert. Bei unseren Nutzerbefragungen wird der Service mit durchschnittlich 4,2 von 5 Sternen bewertet. Das zeigt ganz klar ein deutliches Interesse an digitalen Zusatzleistungen zur Briefpost und ist für uns der Beweis, dass wir mit der Erweiterung der Briefankündigung um die Briefinhalte jetzt genau den richtigen Schritt gehen.

Welche Bedeutung hat der Digitale Briefverkehr im Vergleich mit dem klassischen Brief? Löst die E-Mail den Brief irgendwann ab?

Briefankündigung und Digitale Kopie sind in erster Linie eine digitale Erweiterung des klassischen Briefs, die Nutzerinnen und Nutzer erhalten beides parallel. Im ersten Step geht es jetzt vor allem darum, den digitalen Briefempfang alltagstauglich und damit für viele Menschen genauso wie die E-Mail zu einer Selbstverständlichkeit zu machen. Gerade was die Rechtsverbindlichkeit oder gesetzlich geforderte Zustellnachweise angeht, ist die Briefpost aktuell der Standard.
Der Weg hin zu einem volldigitalen Briefmarkt ist aber bereits vorgezeichnet. Die Voraussetzungen dafür sind mit De-Mail und dem europäischen eIDAS-Standard in Deutschland bereits erfüllt. Die Teilnahme erfordert von Sendern und Empfängern die Bereitschaft, einen Mehraufwand zu leisten; zum Beispiel ist eine rechtsgültige Identifizierung notwendig.
Diese Bereitschaft wird mit zunehmender Akzeptanz von Services wie Briefankündigung und Digitaler Kopie weiter steigen. Daher arbeiten wir gemeinsam mit der Deutschen Post aktuell auch an einer Lösung, um die rechtsverbindliche Digitalkommunikation über das E-Mail-Postfach noch bequemer zu gestalten. Insofern ist der neue Service der nächste logische Schritt in der Digitalisierung des Briefmarkts und eine wichtige Brücke dahin.

Lassen sich auch Effekte bei den Absendern erkennen? Ändern Unternehmen ihr Kommunikationsverhalten?

Das passiert bereits heute schon: Viele Briefe wie z.B. Mobilfunkrechnungen, Bestell- oder Auftragsbestätigungen sind in den vergangenen Jahren schon zu Emails geworden. Denn die E-Mail gehört zu den Top-3-Anwendungen auf dem Smartphone. Mit der Digitalen Kopie schaffen wir den Unternehmen hier Raum für neue Konzepte. Gerade Briefe mit werblichem Charakter bieten sich gut für eine multimediale Anreicherung und vor allem direkte digitale Interaktion und Kontaktmöglichkeit an.
Größter Vorteil ist dabei unsere Reichweite. Mit 35 Mio. Nutzerinnen und Nutzern in Deutschland erschließen wir der Briefpost eines Unternehmens jeden zweiten deutschen Internetnutzer als potenziellen Empfänger. Das macht Briefankündigung und Digitale Kopie zu einem wichtigen Hebel auch für weitere Digitalisierungsprozesse über alle Branchen hinweg.

Über eIDAs hinaus, wohin kann die Reise noch gehen?

Aus dem klassischen Email Postfach wird die zentrale Eingangs-, Speicher und Verarbeitungsstelle für die digitale Kommunikation, insbesondere die mit offiziellem Charakter. Von hier aus können Sie Ihre Korrespondenz bearbeiten, Unterlagen für die Steuer zusammenstellen oder nach wichtigen Dokumenten suchen. Über unsere auf künstlicher Intelligenz aufbauenden Smart-Services können wir den Nutzer hierbei direkt unterstützen.
Vor diesem Hintergrund sehe ich WEB.DE und GMX als größte deutsche E-Mail- und Kommunikationsplattformen klar als aktive Treiber und Gestalter einer digitalen Kommunikationszukunft.

Kategorien: Mail, News

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