Protokolle legen Regeln und Standards fest, die die Kommunikation und den Datenaustausch zwischen Systemen und Geräten ermöglichen. Bei POP3 und IMAP handelt es sich um Anwendungsprotokolle, durch deren festgelegte Regeln ein Client E-Mails auf dem Server abrufen kann.
POP 3 – Der elektronische „Gang zum Briefkasten“
POP3 steht für „Post Office Protocol Version 3“ und ist ein älteres E-Mail-Protokoll aus den späten Achtzigern. Ursprünglich entwickelt für die Verwendung auf nur einem einzigen Computer ermöglicht POP3 quasi den Gang zum „Post Office“ – oder eben zum elektronischen Briefkasten. Verbindet sich ein POP3-Client mit dem Mail-Server, werden E-Mails aus dem virtuellen Briefkasten „herausgenommen“ und auf das Gerät heruntergeladen. Sind die Mails einmal abgerufen, verschwinden sie auch vom Server, also dem „Briefkasten“ – der dann „geleert“ ist.
Für wen eignet sich POP3?
Das Protokoll stammt aus einer Zeit, in der E-Mail-Postfächer üblicherweise nur mit einem einzigen Computer zu Hause oder im Büro abgerufen wurden. Hinzu kam: In den Postfächern war der Speicherplatz extrem begrenzt und Postfächer mussten regelmäßig geleert werden. Deshalb ist POP3 heute vor allem für User geeignet, die ihre E-Mails auf ein lokales Gerät herunterladen möchten. Das Verfahren funktioniert zwar zuverlässig, doch überwiegen die Nachteile in der heutigen digitalisierten Welt. Denn: POP3 löscht E-Mails direkt nach dem Herunterladen wieder vom Server. Geht also der Computer kaputt, oder hat die Festplatte eine Störung, ist das E-Mail-Archiv verloren.
IMAP: Zugriff von überall
Das „Internet Message Access Protocol“ (IMAP), ebenfalls ein Kind der 80er Jahre, setzt auf eine Zwei-Wege-Synchronisation. Anders als bei POP3 werden neue E-Mails nicht „abgerufen und auf dem Server gelöscht“, sondern vielmehr synchronisiert. Das bedeutet: Nutzerinnen und Nutzer können sich über verschiedene E-Mail-Clients auf Computer oder Smartphone gleichzeitig anmelden. Alle Änderungen im Postfach werden, Ordner für Ordner, synchronisiert. Nachrichten werden nur dann vom Server entfernt, wenn sie aktiv vom User gelöscht werden. Somit entspricht der Datenstand im IMAP-Client immer dem des Servers.
Trotz des Zugewinns gilt es auch die Nachteile im Blick zu bewahren, die IMAP mit sich bringt: Viele Daten sorgen für erhöhten Server-Speicherbedarf und die Synchronisierung kann sich verlangsamen. Anders als POP3 erfordert IMAP eine ständige Internetverbindung, um E-Mails abzurufen. Weiteres Problem, IMAP synchronisiert nach jeder Aktion im Client mit dem Server. So können versehentlich gelöschte E-Mails in der Regel nicht wiederhergestellt werden – Datenverlust droht.
Die richtige Wahl treffen: Welches Verfahren ist die beste Option?
Bei der Entscheidung zwischen POP3 und IMAP sollten Nutzerinnen und Nutzer abwägen, ob E-Mails auf mehreren Geräten verfügbar sein müssen. Beide Protokolle bringen Sicherheitsrisiken mit, da sie nicht für moderne Bedrohungen optimiert sind. Hacker haben gelernt, wie sie Schwachstellen der seit Jahrzehnten unveränderten Protokolle nutzen können. Aus diesem Grund sind POP3 und IMAP bei WEB.DE standardmäßig deaktiviert und müssen manuell aktiviert werden. Anleitung hier.
Unser Rat: Die E-Mail-App von WEB.DE
Für User, die sich nicht mit den Einstellungen externer Programme auseinandersetzen möchten, empfiehlt WEB.DE die Mail App für iOS und Android. Sie bietet verschlüsselten, sicheren Zugriff auf E-Mails und ermöglicht das Wiederherstellen gelöschter Nachrichten standardmäßig bis zu 30 Tage. Besonders sicher: Die Kommunikation zwischen App und unseren Servern ist immer verschlüsselt.
