1. Ein sortierter Posteingang

Ein unsortiertes E-Mail-Postfach erschwert einem vor allem dann das Leben, wenn man nach einer bestimmten Mail sucht und sich dafür durch seinen gesamten Posteingang klicken muss. Um E-Mails einordnen zu können, ist das Erstellen von thematisch gegliederten Unterordnern im Postfach daher von Vorteil. So entsteht eine Struktur und man behält im Posteingang stets den Überblick. Ist der Posteingang erst einmal sortiert, können auch ältere Mails im Nu wiedergefunden werden.

2. Präzise auf den Punkt gebracht
Lange Schachtelsätze, bei deren Ende man den Anfang schon wieder vergessen hat, verschleiern die Kernaussage einer E-Mail unnötig. Um dem Empfänger das Verständnis zu erleichtern, ist es daher wichtig, die Botschaft in kurze Sätze zu verpacken sowie das Anliegen deutlich auf den Punkt zu bringen. So können die meisten Rückfragen vermieden werden.

3. Im Fokus: der Empfänger
Eine klare Botschaft kommt nur dann an, wenn der Empfänger sie auch verstehen kann. Verständlicher und eingängiger zu schreiben gelingt vor allem durch den Verzicht auf übermäßig viele Fremdwörter, Denglisch-Wortschöpfungen und überbordendes Fachchinesisch. Der Empfänger sollte zudem bei jeder Mail im Vordergrund stehen – daher ist es wichtig immer empfängerorientiert zu kommunizieren und den Schreibstil dementsprechend anzupassen. Generell kann man jedem Empfänger durch eine positive und aktive Wortwahl das Verständnis vereinfachen.

4. Smileys: nur in Maßen
Während Smileys in Mails, die an Freunde oder Familie adressiert sind, vollkommen in Ordnung sind, sind sie in Geschäftsmails deplatziert. Sie stören den Lesefluss und wirken unseriös. Der E-Mail-Knigge empfiehlt also: Bei E-Mails an Kunden, Kollegen und Vorgesetzte auf den Einsatz von Smileys komplett verzichtet werden.

5. Höflich bleiben
Ein guter Ton ist in der Arbeitswelt das A und O. Daher gilt es auch in Mails, stets freundlich zu bleiben. Dies gelingt vor allem mit einer höflichen Anrede und einer freundlichen Verabschiedung. Viele aufeinanderfolgende Frage- oder Ausrufezeichen sowie Großbuchstaben wirken auf den Empfänger wie ein lautes Anschreien – also besser weglassen. Wenn die Wichtigkeit einer Aussage betont werden soll, reicht auch ein einfaches Unterstreichen der Passage oder ein Hinweis am Ende der E-Mail. Zum guten Umgangston gehört ebenfalls, dass geschäftliche E-Mails eine Signatur enthalten, in der die Position des Absenders im Unternehmen, seine Adresse und Telefonnummer angegeben werden. So erhält der Empfänger direkt alle wichtigen Kontaktdaten.

6. Übersichtliche Struktur
Nicht nur dem Inhalt einer E-Mail sollte Beachtung geschenkt werden, sondern auch ihrem Aufbau. Wenn eine Mail mehr als ein paar Zeilen umfasst, sollte sie durch logische und sinnvolle Absätze gegliedert werden. Das erleichtert dem Empfänger das Lesen ungemein. Zwischendurch nummerierte Aufzählungen oder Stichpunkte zu verwenden, vereinfacht zudem die Übersicht für den Empfänger. Faustregel ist: Wenn eine E-Mail mehr als zwei Seiten umfasst, dann gehört sie in eine angehängte Datei.

7. Aussagekräftige Betreffzeile
Viel zu oft wird die Betreffzeile frei gelassen. Das erschwert dem Empfänger das Einordnen einer E-Mail in einen thematischen Kontext. Darum ist es wichtig, die Betreffzeile in jedem Fall zu nutzen und auszufüllen. Endlossätze sind dabei jedoch ebenso unangebracht wie inhaltsleere Formulierungen á la „Entwurf“ oder „Bitte“. Besser ist es, das Anliegen kurz und präzise auf den Punkt zu bringen, um den Empfänger bereits einen Vorgeschmack auf den Inhalt zu geben.

8. Gutes Zeitmanagement
Viele unterbrechen ihre laufende Arbeit bei neu eintreffenden Mails sofort. Das schwächt jedoch die Produktivität, führt zu Konzentrationsschwierigkeiten und für die Beantwortung wird sich nur wenig Zeit genommen. Um das zu verhindern, ist es sinnvoller, die Mails bewusst abzurufen, statt immer wieder zwischendurch. Ein guter Rhythmus ist beispielsweise, wenn man sich alle 30 min Zeit nimmt, um die Mails ausführlich zu lesen und zu beantworten.

9. An Anhängen sparen
Eine E-Mail mit großen Anhängen braucht lange bis sie vollständig geladen ist. Das behindert den Arbeitsablauf. Beim mobilen Abrufen der Mails wird zudem eine große Menge an Datenvolumen verbraucht. Anhänge sollten deshalb nur dann verschickt werden, wenn sie auch wirklich notwendig sind. Ist dies der Fall, sollte in der Mail auf die Dateianhänge hingewiesen werden, damit der Empfänger sie nicht übersieht. Wichtig ist noch, dass der Anhang in einem Dateiformat versendet wird, das der Empfänger ohne Probleme öffnen kann: z.B. im PDF-Format oder als Word-Dokument.
Tipp: Der Online-Speicher von web.de und GMX bietet die Möglichkeit Dateien hochzuladen. Die Dateien, die geteilt werden sollen, können dort in Ordner abgelegt werden. Anschließend wird per Mail einfach der entsprechende Link mitgeschickt und die Dateien so für den Kontakt freigegeben. Der Empfänger kann sie dann ganz bequem über den Downloadlink herunterladen.

10.Vor dem Verschicken: Kontrolle
Bevor eine Mail abgeschickt wird, sollte sie immer auf Vollständigkeit, und natürlich Tippfehler überprüft werden. Denn genau wie beim Briefeschreiben gilt auch im E-Mailverkehr: fehlerfreie Rechtschreibung und Grammatik sind das A und O der Kommunikation.