Der Service ist kostenfrei und kann gemeinsam mit der Briefankündigung ab dem 24. März von allen 35 Millionen GMX und WEB.DE Nutzern direkt in den Einstellungen des E-Mail-Kontos aktiviert werden. Damit steht die Digitale Kopie von Anfang an rund der Hälfte aller deutschen Internetnutzer zur Verfügung. Für diesen Service ist die explizite Beauftragung von Geschäftspostversendern und Privatempfängern gleichermaßen Voraussetzung. Zum Start sind bereits 50 Großversender wie Vodafone Deutschland oder Otto (GmbH & Co KG) sowie über 10.000 kleinere und mittlere Unternehmen an Bord.
„Die Digitalisierung des Briefbereichs ist für uns kein Selbstzweck, sondern dient dazu, unseren Kunden das Leben leichter und bequemer zu machen. Der erfreuliche Kundenzuspruch bei der digitalen Briefankündigung zeigt, dass wir mit der Erweiterung des Angebots auf den Briefinhalt auf dem richtigen Weg sind. So können unsere Kunden ab sofort wichtige Mitteilungen auf zwei Wegen erhalten: als rechtssicheren Brief und als praktisch archivierbare E-Mail“, sagt Tobias Meyer, Konzernvorstand Post & Paket Deutschland von Deutsche Post DHL Group.
„Die Briefankündigung hat bei unseren Kunden sehr positiven Anklang gefunden. Sie war der erste Schritt, physische und digitale Welt miteinander zu verbinden. Mit der Digitalen Kopie gehen wir diesen Weg jetzt konsequent weiter: Ab sofort sind auch die Inhalte der Briefpost direkt bei WEB.DE und GMX verfügbar. Nutzerinnen und Nutzer haben so erstmalig die Möglichkeit, alle relevanten Informationen von Unternehmen und Behörden an einer zentralen Stelle zu bündeln. Damit stehen die Vorteile der elektronischen Kommunikation auch für die Briefpost zur Verfügung: Man hat eine schnelle Übersicht, kann Unterlagen einfach suchen und archivieren, und mit der E-Mail-App des Smartphones ist der persönliche Briefkasten immer und überall dabei“, sagt Jan Oetjen, Geschäftsführer der E-Mail-Anbieter GMX und WEB.DE.
Einfache Registrierung im eigenen Postfach
Nutzerinnen und Nutzer aktivieren die Digitale Kopie in den Einstellungen ihres E-Mail-Postfachs bei GMX oder WEB.DE. Voraussetzung ist die Registrierung und Einwilligung zur Datenerhebung im Rahmen der Briefankündigung sowie die ausdrückliche Zustimmung zur Datenverarbeitung für die Erstellung und Zustellung der Digitalen Kopie. Die jeweiligen Datenschutzbestimmungen werden den Nutzern im Registrierungsprozess transparent kommuniziert.
Vollständig digitalisierter Zustellungsprozess
Auch auf Absenderseite ist eine ausdrückliche Zustimmung zur Datenverarbeitung notwendig. Die technische Umsetzung erfolgt für Kunden der Deutschen Post über eine abgesicherte digitale Schnittstelle. Diesen Service bietet die Deutsche Post unter anderem Firmenkunden mit hohem Versandaufkommen an, die regelmäßig in großen Mengen Rechnungen, Vertragsunterlagen oder Kundeninformationen per Brief verschicken. Parallel zur postalischen Zustellung werden diese Briefsendungen dann auf Wunsch zusätzlich auch per E-Mail an registrierte GMX und WEB.DE Nutzer versandt. Dieser Prozess verläuft vollautomatisiert nach höchsten Datensicherheitsstandards, ohne den postalischen Briefversand zu verzögern. Ein physischer Eingriff durch Mitarbeiter, wie beispielsweise ein manuelles Einscannen der Briefsendungen, ist dabei nicht notwendig. Perspektivisch kann so ein Großteil des jährlichen Briefvolumens in Deutschland auch durch die Digitale Kopie abgebildet werden.
Sichere Datenübertragung und -verarbeitung
Die elektronische Datenübertragung der Digitalen Kopien erfolgt über die gleichen hochsicheren IT-Infrastrukturen, die auch für die Briefankündigung zum Einsatz kommen. Alle Versandwege zwischen Deutscher Post und den E-Mail-Postfächern von GMX und WEB.DE sind mit einer durchgehenden Transportverschlüsselung geschützt. Zusätzlich werden die E-Mails zum Transport von Briefankündigung und Digitaler Kopie mit speziellen Zertifikaten signiert, die die Authentizität des Absenders zweifelsfrei nachweisen. Im Posteingang sind diese authentifizierten E-Mails für Nutzerinnen und Nutzer deutlich am Logo der Deutschen Post erkennbar. Die Datenerhebung und -verarbeitung erfolgt in abgesicherten IT-Systemen und deutschen Rechenzentren. Die gesamte Datenverarbeitungskette erfüllt die Anforderungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung. Zusätzlich können Nutzer von GMX und WEB.DE die sensiblen Inhalte ihrer Postfächer mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen. Wie bereits angekündigt, werden die Partner im Nachgang zur Markteinführung der Digitalen Kopie auch eine Option zur sicheren Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbieten. Versender können die digitale Kopie dann bei Bedarf zusätzlich schützen.
