Der Jobmarkt läuft inzwischen überwiegend virtuell ab. Freie Stellen werden nach einer Erhebung des Jobportals monster.de am häufigsten über die Unternehmenswebsite oder auf Internet-Stellenbörsen ausgeschrieben. Umso wichtiger ist da der erste Eindruck, den die digitale Bewerbung per E-Mail bei Empfängerinnen und Empfängern macht.

1. Seriöse E-Mail-Adresse verwenden

Viele Menschen nutzen aus Gewohnheit gern die erste E-Mail-Adresse, die sie sich jemals angelegt haben. Oft handelt es sich dabei allerdings um Spaß-Adressen wie sarahliebtschokokuchen@web.de oder Jugendsünden wie Mike4@derpartyheld.de. Wer sich allerdings mit diesen oder ähnlichen E-Mail-Adressen bewirbt, wirkt auf Unternehmen unseriös. Daher sollte eine E-Mail-Adresse für Bewerbungen genutzt werden, die klar dem Bewerber zugeordnet werden kann, beispielsweise nach der Syntax vorname.nachname@web.de.

2. Für ausreichend Speicherplatz sorgen

Zu beachten gilt auch, dass im Postfach genügend freier Speicherplatz verfügbar ist. So kommen die Antwort-Mails von Unternehmen sicher an. Während der Bewerbungsphase lohnt sich hin und wieder auch der Blick in den Spam-Ordner. Da Unternehmen oftmals automatisch generierte E-Mails versenden, kann es passieren, dass diese in Ausnahmefällen in den Spam-Ordner einsortiert werden.

3. Schon im Betreff Klarheit schaffen

Wer sich per Mail bewirbt, sollte schon in der Betreffzeile direkt sein Anliegen klar machen. So weiß der Empfänger auf einen Blick, worum es sich handelt und leitet die E-Mail an den zuständigen Personaler weiter. Die Betreffzeile sollte dementsprechend die exakte Stellenbezeichnung und, falls in der Stellenausschreibung angegeben, auch die Referenznummer beinhalten. Eine aussagekräftige Betreffzeile wäre beispielsweise: „Bewerbung um die Ausbildungsstelle zum Fachinformatiker MT-FePf-1907077“.

4. Dokumente als PDF anhängen

Eine Bewerbung, die digital versendet wird, unterscheidet sich in einigen Belangen kaum von einer postalischen. Genau wie bei der analogen Variante gehören in eine digitale Bewerbung deswegen ebenfalls Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und, falls erforderlich, Referenzen und Arbeitsproben. Die Dokumente sollten per PDF als Anhang beigefügt werden, damit das Layout erhalten bleibt. Es empfiehlt sich zudem, alle Unterlagen in einem einzigen PDF-Dokument unterzubringen. So können alle wichtigen Dokumente mit nur einem Klick von den Mitarbeitenden in der Personalabteilung aufgerufen werden. Die Dateigröße des Anhangs sollte fünf Megaybte nicht übersteigen. Sonst droht die Gefahr, dass Virenscanner oder die Firewall des Empfängers die E-Mail blockieren oder die Bewerbung als Spam eingestuft wird, und die Absenderadresse dadurch auf einer Blockliste landet.

Zusätzlich zum Anhang gehört natürlich auch ein kurzer Text in die E-Mail. Dabei sollte jedoch das Anschreiben aus der Bewerbung nicht kopiert werden. Die E-Mail beginnt mit der persönlichen Anrede des oder der konkreten Ansprechpartners bzw. Ansprechpartnerin im Unternehmen. In wenigen Sätzen wird die ausgeschriebene Stelle als Anlass für die E-Mail erklärt. Zudem sollte ein kurzes Anlage-Verzeichnis beinhaltet sein, das die Reihenfolge der angehangenen Dokumente wiedergibt. Beendet wird die E-Mail mit einer persönlichen Grußformel. Dabei lohnt es sich, eine E-Mail Signatur mit allen wichtigen Kontaktdaten einzurichten, bestehend aus vollständigem Namen, Adresse, Telefonnummer, sowie einem Link zur persönlichen Homepage, Blog oder Online-Profil. So können interessierte Arbeitgeber ohne langes Suchen direkt Kontakt aufnehmen.

5. Bewerbungs-Mail ausgiebig prüfen

Augen zu und auf Senden drücken? Nichts da! Bewerbungs-Mails sollten niemals ohne eine sorgfältige Überprüfung verschickt werden. Neben einem ausgiebigen Rechtschreib-Check lohnt sich eine kurze Checkliste:

• Sind alle relevanten Dokumente beigefügt?
• Stimmt der Anhang mit dem Anlageverzeichnis überein?
• Ist der Name des Ansprechpartners oder der Ansprechpartnerin richtig geschrieben?
• Ist der Anhang kleiner als 5 MB?
• Stimmen Name und Referenznummer der Stellenausschreibung mit dem Betreff überein?

Und wer auf Nummer Sicher gehen will, schickt die Bewerbung im Vorfeld entweder sich selbst oder einer Vertrauensperson zu. So werden Formatierungsfehler und sonstige Missgeschicke sofort identifiziert.

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