De-Mail ist das elektronische Pendant zum Brief. Für Behörden, Unternehmen und auch Privatpersonen gibt es mit De-Mail eine Möglichkeit, vertrauliche und rechtssichere Nachrichten digital zu versenden, zu empfangen und zu speichern. De-Mail können sowohl natürliche Personen als auch juristische Personen wie Unternehmen, Personengesellschaften oder öffentliche Stellen nutzen. Im De-Mail-Verbund können Nachrichten ausschließlich an Personen und Unternehmen verschickt werden, die ebenfalls eine De-Mail-Adresse haben. So kommuniziert man stets mit einem eindeutig identifizierbaren Partner. Dabei spielt es keine Rolle, bei welchem De-Mail-Anbieter der Adressat sein Konto registriert hat. Adressaten ohne De-Mail-Konto kann man über De-Mail nicht erreichen.
De-Mail für Privat- und Geschäftskunden
Seit das De-Mail Gesetz am 1. August 2013 in Kraft getreten ist, erfüllt der Dienst die gesetzliche Schriftformerfordernis. Der Kommunikationsstandard ist damit rechtlich dem Brief gleichgestellt. Für Gewerbekunden existieren in Deutschland aktuell vier De-Mail-Anbieter, neben der Deutschen Telekom, der T-Systems und der Mentana Claimsoft lässt sich ein De-Mail-Konto auch beim Internetunternehmen 1&1 registrieren, das mit den E-Mail-Portalen WEB.DE und GMX auch Privatkunden einen Zugang zu De-Mail zur Verfügung stellt. Die Geschäftskundenangebote der 1&1 De-Mail GmbH richten sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen. Bei vergleichsweise geringen Fixkosten von knapp zehn Euro monatlich bietet De-Mail für Geschäftskunden von 1&1 neben einer eigenen De-Mail-Domain, also zum Beispiel @steuerbuero-klein.de-mail.de, insgeamt 50 Postfächer.
Einfache Outlook-Integration
Neben einem Web-Frontend steht ein kostenloses Outlook-Addin zur Verfügung, mit dem sich De-Mail lückenlos in eine bestehende Mail-Infrastruktur von kleinen und mittleren Unternehmen integrieren lässt. Das Paket beinhaltet darüber hinaus monatlich den kostenlosen Versand von 100 De-Mails, jede weitere De-Mail kostet 33 Cent. Der Empfang von De-Mails ist jederzeit kostenfrei.
Identifizierung per Home- oder Shop-Ident
Der Registrierungs- und Identifizierungsprozess ist so einfach wie möglich gestaltet: Bei der Beantragung eines De-Mail Postfachs gibt der Nutzer im ersten Schritt alle relevanten Daten seines Unternehmens ein, inklusive Angaben zur Rechtsform und der vertretungsberechtigten Personen. Gleichzeitig werden Nachweisdokumente erforderlich (z. B. Selbstauskunft oder Handelsregisterauszug), die die Angaben bestätigen. Ist die Überprüfung der Angaben durch die 1&1 De-Mail GmbH erfolgreich, muss im letzten Schritt nur noch die vertretungsberechtigte Person erfolgreich identifiziert werden (z.B. per Home-Ident im Büro oder per Shop-Ident in zahlreichen Ident-Shops) und das Unternehmen erhält ein nach dem De-Mail-Gesetz gültiges, aktives De-Mail Postfach.
