E-Mailen wie ein Profi: So machen Sie mehr aus Ihrem Postfach

Bestellbestätigungen vom letzten Onlineeinkauf, Versandinfos zu Päckchen und Paketen, oder die heiß ersehnten Konzerttickets: Mit E-Mails organisieren wir unsern digitalen Alltag. Aber schöpfen wir das volle Potenzial des eigenen Postfachs auch wirklich aus? Wer wie ein Profi mailen möchte, kann mit fünf einfachen Tricks die täglichen E-Mails noch einfacher managen.

30. November 2021 von Christian Friemel

MIt den WEB.DE Profitipps zünden Sie den Turbo für Ihr E-Mail-Postfach. (c) Shutterstock

Mehr Ordnung durch künstliche Intelligenz

Onlineshopping-Fans kennen das: Jeder Einkauf im Netz zieht jede Menge E-Mails nach sich. Bestellbestätigung, Rechnung, Versandinfo, alles landet nacheinander im Postfach. Um da den Überblick zu behalten, bieten viele E-Mail-Provider praktische Sortierfunktionen mit künstlicher Intelligenz an. Dabei werden eingehende Mails nach bestimmten Merkmalen kategorisiert und ganz einfach in dafür vorgesehene Ordner wie „Bestellungen“, „Verträge und Abos“ oder „Newsletter“ verschoben.
Das Intelligente Postfach von WEB.DE und GMX kann sogar noch mehr: Mit dem Service Paketverfolgung zum Beispiel wird der aktuelle Versand-Status einer Bestellung direkt im Postfach in Echtzeit angezeigt.

Dokumente und Briefe scannen und online speichern

Zuhause stapeln sich im Flur oder auf dem Schreibtisch geöffnete Briefe und die Aktenordner für wichtige Dokumente sind schon seit Jahren voll? Mit dem eigenen E-Mail-Postfach lässt sich dieses Problem oft leichter beheben, als man meinen mag. In aktuellen E-Mail-Accounts ist oft ein zusätzlicher Online-Speicher integriert, in den sich per App Fotos von Dokumenten hochladen lassen. WEB.DE und GMX machen es Nutzerinnen und Nutzern besonders einfach: In der Mail App auf den Reiter für den Online-Speicher in der Cloud wechseln, rechts oben auf das kleine „Plus“-Symbol tippen und die Option „Dokumente scannen“ wählen. Per Kamera-App des Smartphones kann man dann ein Foto von Brief oder Dokument machen, das anschließend ganz bequem im PDF-Format automatisch im gewünschten Cloud-Ordner gespeichert wird.

Ordneroptionen wie Speicherdauer konfigurieren

Ordnung muss sein: Wer seinen Posteingang pflegen möchte, kann im E-Mail-Account oft sehr einfach einzelne Ordner für unterschiedlichste Zwecke anlegen, ganz wie auf der eigenen Festplatte am PC. Profis wissen: Diese Ordner kann man nicht nur anlegen, sondern auch mit individuellen Einstellungen auf die eigenen Bedürfnisse anpassen. So lässt sich zum Beispiel in den Postfächern von WEB.DE und GMX ganz einfach die Speicherdauer für E-Mails in einzelnen Ordnern individuell festlegen. Dazu fährt man am PC einfach mit der Maus über den Namen des entsprechenden Ordners und klickt dann auf den rechts erscheinenden Schraubenschlüssel. Im sich daraufhin öffnenden Menü können Nutzerinnen und Nutzer mit nur einem Klick festlegen, nach wie vielen Tagen der Ordner automatisch geleert werden soll – oder ob sie Mails in diesem Ordner einfach permanent behalten möchten. Auch die dargestellte Menge der E-Mails pro Seite lässt sich hier ganz einfach konfigurieren.

Anmeldung per 2FA absichern 

Sicherheit und Datenschutz sind im Internet oberstes Gebot – vor allem, wenn es um so etwas Sensibles wie das eigene E-Mail-Postfach geht. Ein komplexes, langes Passwort, das vor allem nirgendwo anders verwendet wird, ist schon mal ein guter Anfang. Doch da geht noch mehr: Viele E-Mail-Konten lassen sich inzwischen mit einer so genannten Zwei-Faktor-Authentifizierung (kurz: 2FA) absichern. Dabei muss beim Login nicht nur das E-Mail-Passwort, sondern auch ein einmaliger Zahlencode eingegeben werden, der meist über eine Smartphone App generiert wird. So kann verhindert werden, dass Unbefugte auf das Postfach zugreifen, sollte das Passwort doch einmal in fremde Hände gelangen. Bei WEB.DE und GMX lässt sich die 2FA in nur wenigen Schritten ganz einfach einrichten. Einmal aktiviert kann der Login über einen Browser künftig nur noch nach Eingabe des zusätzlichen Zahlencodes, des „Zweiten Faktors“ erfolgen. Einzige Ausnahme: Wer die Mail Apps von WEB.DE und GMX auf seinem persönlichen Smartphone nutzt, kann sich nach wie vor dauerhaft mit seinem Postfach verbinden und erhält neue E-Mails ganz bequem als Pushnachricht auf den Handyscreen.

Spamfilter trainieren

Spam ist in jedem Postfach lästig, vor allem, wenn er vom Spam-Filter des E-Mail-Anbieters nicht zuverlässig erkannt wird. Dann landen die dubiosen E-Mails zu günstigen FFP2-Masken, seltsamen Onlinebanking-Updates oder angeblichen Wunderheilmitteln im Posteingang, statt wie gewünscht im Spam-Ordner.

Oft ist dann die Versuchung groß, die Störenfriede mit einem entschlossenen Wisch in den Papierkorb zu befördern – das kann ein entscheidender Fehler sein. Profis wissen: Ein E-Mail-Spamfilter funktioniert wie ein Muskel; je besser man ihn trainiert, desto zuverlässiger arbeitet er. Markiert der Empfänger nämlich eine Nachricht als Spam, lernt der Algorithmus des eigenen Spam-Filters automatisch dazu. Verdächtige Merkmale werden gespeichert und kommen bei der Prüfung der nächsten E-Mails direkt zum Einsatz. Bei WEB.DE und GMX kann dieses neue Wissen nicht nur den Filter im eigenen E-Mail-Postfach optimieren, sondern auch die Genauigkeit der Spam-Erkennung für alle verbessern. Geben Nutzerinnen und Nutzer in den Kontoeinstellungen ihr Einverständnis zur erweiterten Datenverarbeitung, werden die Ergebnisse ihrer Spam-Entscheidungen völlig anonymisiert auch mit dem systemweiten Spam-Filter geteilt. Das bedeutet, dass alle 38 Mio. E-Mail-Konten von WEB.DE und GMX von den Erkenntnissen einzelner profitieren.

Kategorien: Mail, News

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